Modelo de controle de tarefas do projeto

Como usar o modelo de rastreamento de projeto?

Não é necessário criar seu próprio modelo de rastreamento de tarefas. Para acompanhar suas listas de tarefas, use modelos pré-criados, como o modelo de acompanhamento de projetos criado por Timeular. Basta fazer o download do modelo gratuito no formato de sua preferência (planilha do Excel, GSheets ou PDF) e ajustá-lo às suas necessidades.

Obtenha gratuitamente, faça o download e edite o modelo de gerenciamento de tarefas Timeular para usá-lo como seu modelo:

• Rastreador de tarefas
• Modelo de linha do tempo do projeto
• Painel de gerenciamento de projetos
• Modelo de lista de tarefas semanal
• Modelo de lista de tarefas do projeto
• Plano do projeto

1. Como fazer o download do modelo ou fazer uma cópia

Faça o download do modelo em PDF ou Excel para seu dispositivo, clicando no botão à direita. Se você usar o modelo do Google Sheets, abra o modelo e copie-o para criar seu próprio espaço para o acompanhamento de tarefas do projeto.

Para fazer isso, vá para a guia "File" (Arquivo) e escolha "Copy" (Copiar). Dessa forma, seu próprio modelo de lista de tarefas de projeto será salvo em seu Google Drive.

2. Como preencher os detalhes do projeto

Comece a trabalhar com seu modelo de rastreador de tarefas preenchendo as informações do seu projeto:

• Nome do cliente
• Nome do projeto
• Proprietário do projeto
• Prazo do projeto

Em seguida, vá para a mesa com os entregáveis do projeto e liste todos os entregáveis acordados com o cliente. Adicione o tempo necessário para a entrega, as datas finais (prazos) e o status de conclusão. Certifique-se de manter essa lista de tarefas atualizada o tempo todo.

3. Como adicionar tarefas e detalhes do projeto

Quando estiver pronto, aliste todas as tarefas do projeto em uma lista de tarefas colocada abaixo da tabela de entregáveis do projeto. Adicione informações essenciais de rastreamento a tarefas individuais.

O modelo inclui colunas para rastrear as seguintes informações:

• Proprietário da tarefa: Quem é responsável pelos gráficos ou artigos do blog? Quem deve ser contatado caso surjam dúvidas? Atribua o proprietário de cada tarefa para simplificar a comunicação e fortalecer a propriedade dentro da sua equipe.
• Prioridade: A coluna de prioridade é essencial para todo gerente de projeto. Ela o ajuda a priorizar tarefas e a simplificar o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos.

• Data de início: normalmente, nem todas as tarefas do projeto começam ao mesmo tempo. A coluna "Data de início" ajuda a controlar os cronogramas do projeto e a gerenciar as tarefas dependentes.
• Data de vencimento, também conhecida como prazo final: Para muitas pessoas, não há motivação melhor do que se aproximar das datas de vencimento. Portanto, para manter o cronograma do seu projeto sob controle e garantir a entrega pontual das tarefas do projeto, adicione e monitore também as datas de vencimento.
• Data de entrega real: o prazo é uma coisa, mas a data de entrega real é outra. Anote as duas datas para melhorar as estimativas de tempo do projeto para seus projetos futuros.

• Horas faturáveis planejadas: Qual é o seu orçamento de tempo para tarefas individuais?
• Horas de trabalho faturáveis: Você estimou que uma tarefa específica levará um determinado período de tempo. Mas qual é o tempo real gasto nessa tarefa? Você estimou corretamente as horas faturáveis? Essas informações são importantes para garantir que você seja pago pelas horas reais trabalhadas em um projeto. Além disso, elas o ajudam a medir o ROI de seus projetos.

• Status da tarefa: Qual é o status em tempo real de cada tarefa? Faça atualizações diárias ou semanais de sua lista de tarefas para descobrir quais tarefas estão no caminho certo, fora do caminho certo, em risco ou já concluídas.
• Observações: Se houver alguma informação adicional a ser salva, adicione-a na coluna "Notas".

Adicione apenas as informações de rastreamento essenciais. Se alguma coluna parecer excessiva, basta removê-la. Caso precise rastrear mais detalhes, adicione uma coluna adicional à tabela.

4. Como acompanhar as tarefas e atualizar sua lista de tarefas regularmente

• Acompanhe as tarefas off-line e em seu dispositivo

Se preferir trabalhar off-line ou diretamente no seu dispositivo, use uma planilha do Excel ou um modelo em PDF. Entretanto, apesar de suas vantagens, os modelos em PDF e Excel têm desvantagens.

A principal desvantagem de um modelo de rastreador de tarefas do Excel é que somente você tem acesso à versão mais recente do arquivo. Isso se torna problemático ao manter o alinhamento com toda a sua equipe, pois eles não podem acessá-lo e editá-lo de forma colaborativa.

• Use a cópia impressa de um modelo de lista de tarefas do projeto

Se você preferir preencher seus modelos de gerenciamento de tarefas usando papel e caneta, imprima o modelo em PDF. Caso precise ajustar o modelo de acordo com suas necessidades, imprima a versão editada do modelo do Excel ou do GSheets.

• Acompanhamento on-line do status da tarefa

Para economizar papel e manter sua equipe atualizada sobre o status das tarefas em diferentes fases do projeto, escolha o modelo do Google Sheets, que está disponível on-line. Todos os membros da equipe podem visitar e atualizar esse modelo a qualquer momento. Se você, como gerente de projeto, não quiser que ninguém edite seus modelos de gerenciamento de tarefas, mas apenas os visualize, mantenha a função "Editor" para você.

• Duplicar o modelo para usá-lo em vários projetos

Quando o modelo de acompanhamento de tarefas estiver pronto, duplique-o para criar um modelo individual para cada um dos vários projetos em que você e os membros da sua equipe trabalham.

• Usar modelos de gerenciamento de tarefas com toda a equipe

A maneira mais fácil de acompanhar as tarefas e o progresso do projeto com sua equipe é usar um modelo on-line, não um modelo do Excel.

Infelizmente, um modelo do Excel se torna problemático quando as pessoas atualizam o status do projeto ou da tarefa. As alterações que eles fazem são visíveis para eles mesmos e para mais ninguém, o que, no final, exige que os líderes de equipe ou gerentes de projeto realizem um trabalho duplo para combinar todos os modelos em um só.

A maneira mais eficiente é abrir a planilha do rastreador de tarefas do GSheets, copiá-la e ajustá-la de acordo com as necessidades da sua empresa. Em seguida, envie-a para os membros da equipe que são responsáveis por tarefas específicas e conceda a eles o status de "Editor" para que possam manter o modelo atualizado.

Por que preciso monitorar as horas do projeto, também conhecidas como horas faturáveis?

No gerenciamento de projetos, o controle das horas faturáveis é fundamental para medir a lucratividade do projeto e receber o pagamento exato pelo trabalho entregue.

Por esse motivo, o modelo de lista de tarefas do projeto fornecido por Timeular apresenta duas colunas:

• Horas planejadas para faturamento: Essa é a quantidade de horas de trabalho que você planeja cobrar do cliente no final do projeto. Você também pode chamar isso de orçamento de tempo.
• Horas faturáveis reais: Essa é a quantidade de horas de trabalho que você realmente gastará em tarefas específicas e com as quais deverá cobrar seus clientes.

Para monitorar as horas faturáveis, as equipes normalmente usam planilhas de horas manuais ou um modelo de planilha de horas. No entanto, existe uma solução mais eficiente para controlar o tempo faturável - o rastreador de horas faturáveis do Timeular.